Polityka prywatności zapytań kontaktowych

1. Administrator

Administratorem danych osobowych jest Smart Hive Sp. z o.o., NIP 5272950942 („Smart Hive”). W sprawach dotyczących danych osobowych skontaktuj się z nami pod adresem home@smarthive.pl lub telefonicznie: +48 883 404 003.

2. Jakie dane przetwarzamy

Przetwarzamy informacje podane przez Ciebie oraz dane potrzebne do bezpiecznej i udokumentowanej obsługi zgłoszenia:

• imię i nazwisko, numer telefonu i adres e-mail;
• lokalizację, typ nieruchomości i etap projektu;
• wybrane systemy, platformę, termin, opis projektu i scenariusz przesłany ze Smart Hive Lab;
• treść załączonych zdjęć, rzutów lub dokumentów;
• ścieżkę wejścia, domenę strony odsyłającej oraz parametry kampanii UTM zapisane w adresie strony w chwili wysłania formularza;
• datę zgłoszenia, język, numer referencyjny, status obsługi, wersję klauzuli i status powiadomienia e-mail.

3. Dane techniczne i bezpieczeństwo

Cloudflare może przetwarzać standardowe dane techniczne dotyczące żądania, przeglądarki i urządzenia, aby dostarczyć stronę oraz chronić formularz przed nadużyciami. Przed przyjęciem zgłoszenia stosujemy kontrolę Cloudflare Turnstile. Adres IP odwiedzającego nie jest zapisywany w rekordzie zapytania Smart Hive.

Prosimy nie przesyłać haseł, kodów dostępu, danych płatniczych, numeru PESEL ani innych informacji, które nie są potrzebne do oceny projektu.

4. Cele i podstawy prawne

Danych ze zgłoszenia nie wykorzystujemy do marketingu bez odrębnej, wymaganej prawem podstawy.

• odpowiedź, wstępna ocena projektu, dalsze pytania i działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• korespondencja z osobą działającą w imieniu firmy lub organizacji — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; naszym uzasadnionym interesem jest komunikacja biznesowa i ocena możliwości współpracy;
• ochrona formularza przed spamem i nadużyciami oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• zrozumienie, z jakiego źródła pochodzi konkretne zapytanie i jaki kontekst miało zgłoszenie — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; naszym uzasadnionym interesem jest ocena skuteczności informacji o usługach bez stosowania reklamowych plików cookie.

5. Odbiorcy i dostawcy

Nie sprzedajemy danych ani nie przekazujemy ich innym podmiotom do ich własnego marketingu.

• upoważnione osoby obsługujące zapytania w Smart Hive;
• Cloudflare — dostawca hostingu, funkcji serwerowych, ochrony formularza i bazy D1;
• Cloudflare R2 jako prywatny magazyn załączników;
• Cloudflare Workflows i Email Service, używane do koordynowania i wysyłania powiadomień o zapytaniach;
• Google Workspace, używany jako firmowa skrzynka odbiorcza; powiadomienie może zawierać podsumowanie zapytania i przesłane załączniki;
• doradcy lub organy publiczne, jeżeli dostęp jest potrzebny albo wymagany prawem.

6. Lokalizacja danych i transfery

Główny rekord zapytania przechowujemy w Cloudflare D1 skonfigurowanym z jurysdykcją UE. Załączniki przechowujemy w prywatnym Cloudflare R2 z ustawieniem lokalizacji Eastern Europe (EEUR) i domyślną jurysdykcją Cloudflare. EEUR jest wskazówką lokalizacji, a nie formalnym ograniczeniem jurysdykcji UE.

Cloudflare, Google i ich podwykonawcy działają globalnie. Niektóre operacje techniczne, bezpieczeństwa lub wsparcia mogą wiązać się z przetwarzaniem poza Europejskim Obszarem Gospodarczym na podstawie decyzji o adekwatności albo standardowych klauzul umownych i odpowiednich zabezpieczeń. Jurysdykcja UE ogranicza miejsce przechowywania głównego rekordu D1. Wskazówka EEUR dla R2 nie daje takiej samej gwarancji i nie oznacza, że każda operacja sieciowa odbywa się wyłącznie w UE.

7. Okres przechowywania

• zapytania, które nie doprowadzą do współpracy — maksymalnie 12 miesięcy od ostatniej korespondencji lub zamknięcia zapytania;
• oryginały załączników w prywatnym magazynie Cloudflare R2 — maksymalnie 90 dni od przesłania;
• kopie załączników dołączone do powiadomienia w firmowej skrzynce Google Workspace — razem z zapytaniem, maksymalnie 12 miesięcy od ostatniej korespondencji lub zamknięcia zapytania;
• jeżeli projekt przejdzie do realizacji — potrzebne dane mogą zostać przeniesione do dokumentacji klienta i przechowywane przez okres wynikający z umowy, prawa podatkowego, rachunkowego lub ochrony roszczeń.

8. Dobrowolność i Twoje prawa

Podanie danych jest dobrowolne, ale pola obowiązkowe są potrzebne, abyśmy mogli przyjąć zgłoszenie i odpowiedzieć. Załączniki oraz pola nieoznaczone jako obowiązkowe są opcjonalne.

• dostęp do danych i otrzymanie ich kopii;
• sprostowanie, usunięcie lub ograniczenie przetwarzania;
• przenoszenie danych, gdy spełnione są warunki RODO;
• sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją, gdy podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Masz też prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. uodo.gov.pl — otwiera się w nowej karcie

9. Marketing, automatyczne decyzje i pamięć przeglądarki

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wyłącznie automatycznie i nie profilujemy Cię na podstawie zgłoszenia. Strona nie używa obecnie analitycznych ani marketingowych plików cookie. Postęp w zabawie Hidden Hive oraz anonimowe podsumowanie kalkulatora przenoszone do formularza kontaktowego są przechowywane wyłącznie w pamięci sesji przeglądarki i znikają po zakończeniu sesji karty. Podsumowanie kalkulatora nie jest wysyłane do Smart Hive, dopóki samodzielnie nie wyślesz formularza. Jeżeli zakres technologii się zmieni, zaktualizujemy tę informację i — gdy będzie to konieczne — poprosimy o zgodę.

10. Zmiany polityki

Możemy aktualizować politykę w razie zmiany formularza, dostawców lub przepisów. Aktualna wersja i data obowiązywania będą publikowane na tej stronie.